ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

  Los analistas necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, el almacenamiento y la recuperación de toda información. Aunque la información está a nuestro alrededor no es gratuita y no debemos dar por hecho su uso estratégico para poner a una empresa en una posición competitiva. El hecho de que las computadoras se puedan conectar de manera rápida y sencilla a una red, aunado a la capacidad de acceder a Internet, ha creado una explosión de información en la sociedad en general, y en los negocios en particular. El proceso de administrar la información generada por computadora se aleja de manera considerable del proceso de manejar los datos producidos en forma manual; por lo general debemos administrar una mayor cantidad de información haciendo uso de una computadora y de bases de datos, recordando para ello, los tipos básicos de sistemas de computación que un analista debe conocer.

Conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas

 El análisis y diseño de sistemas de información consiste en investigar sistemas y necesidades actuales para proponer sistemas mejores. Por brevedad, suele decirse análisis de sistemas.

Sistemas de información. Son sistemas que procesan datos para producir información. Los datos son las entradas y la información la salida. Pueden ser manuales, cuando no hay intervención de computadoras, o computarizados. 

Componentes de los sistemas de información. Son personas, datos, soportes de datos, máquinas, procedimientos, programas, controles, formularios, reglamentaciones, etc. Toda organización tiene sistemas de información que se inserta y conecta en las estructuras administrativas del mismo modo que los nervios en el cuerpo.

Análisis. Consiste en recolectar e interpretar hechos sobre el sistema actual y las necesidades de información actuales y previsibles en el futuro, para detectar:

•   Lo que está bien 
•  Lo que está mal
•  Lo que sobra 
•  Lo que falta 

Diseño. Consiste en planear y desarrollar un nuevo sistema que soluciones los problemas detectados en el sistema actual y los supere ventajosamente. El nuevo sistema puede limitarse a remendar el sistema actual, pero también puede ser un cambio de grandes dimensiones.

 Investigación. Es el proceso utilizado por la ciencia y la tecnología para adquirir conocimiento, formular hipótesis, probarlas o rechazarlas. Es un proceso porque consta de una serie de etapas. Una vez revisados los conceptos preliminares del análisis y diseño de sistemas, procedamos a revisar porque es importante y tan útil al momento de desarrollar un sistema de información.

 Necesidad del análisis y diseño de sistemas El análisis y diseño de sistemas 

que los analistas de sistemas deben llevar a cabo busca comprender qué necesitan los humanos para analizar la entrada de datos de manera sistemática, procesar o transformar los datos, almacenarlos y producir información en el contexto de una organización específica (reportes o consultas). Mediante un análisis detallado, los analistas buscan identificar y resolver los problemas correctos. Además, el análisis y diseño de sistemas se utiliza para analizar, diseñar e implementar las mejoras en el apoyo para los usuarios y las funciones de negocios que se puedan llevar a cabo mediante el uso de sistemas de información.

 Si un sistema se pone en marcha sin una planificación apropiada, a menudo los usuarios quedan muy insatisfechos y dejan de usar el sistema. El análisis y diseño añade estructura a los sistemas, y constituye una actividad costosa que de otra manera se realizaría al azar. Se puede considerar como una serie de procesos que se llevan a cabo en forma sistemática para mejorar una empresa mediante el uso de sistemas de información computarizados. El análisis y diseño de sistemas implica trabajar con los usuarios actuales y eventuales de los sistemas de información para ofrecerles soporte en su empleo de las tecnologías en un entorno organizacional.

 La participación del usuario en el proyecto de sistemas es imprescindible para el desarrollo exitoso de los sistemas de información computarizados. Los analistas de sistemas son el otro componente esencial para desarrollar sistemas de información útiles.

 Los usuarios avanzan al primer plano a medida que los equipos de desarrollo de software se internacionalizan más en cuanto a su composición. Esto significa que hay más énfasis en trabajar con los usuarios de software; en realizar un análisis de su empresa, sus problemas y objetivos, y en comunicar el análisis y diseño del sistema planificado a todos los involucrados.

 Determinación de los requerimientos de información del factor humano

 La siguiente fase a la que entra el analista es determinar las necesidades de los usuarios involucrados, mediante el uso de varias herramientas, para comprender la forma en que interactúan en el contexto laboral con sus sistemas de información actuales. El analista utilizará métodos interactivos como entrevistas, muestreos e investigación de datos duros, además de los cuestionarios y los métodos discretos, como observar el comportamiento de los encargados al tomar las decisiones y sus entornos de oficina, y los métodos integrales como la creación de prototipos. 

 El analista utilizará estos métodos para plantear y responder muchas preguntas relacionadas con la interacción humano-computadora (HCI), incluyendo preguntas tales como: “¿Cuáles son las fortalezas y limitaciones físicas de los usuarios?”, o dicho en otras palabras, “¿qué hay que hacer para que el sistema sea perceptible, legible y seguro?”, “¿cómo puede diseñarse el nuevo sistema para que sea fácil de usar, aprender y recordar?”, “¿cómo puede el sistema ser agradable o incluso divertido de usar?”, “¿cómo puede el sistema apoyar las tareas laborales individuales de un usuario y buscar nuevas formas de hacerlas más productivas?”. 

 En la fase de requerimientos de un sistema de información, el analista se esfuerza por comprender qué información requieren los usuarios para realizar sus trabajos. En este punto el analista examina cómo hacer que el sistema sea útil para las personas involucradas. Ante ello, el analista de sistemas debe plantearse las siguientes preguntas: 

•  ¿Cómo puede el sistema ofrecer un mejor apoyo para las tareas individuales que se deben llevar a cabo? 
• ¿Qué nuevas tareas habilita el nuevo sistema que los usuarios no podían realizar sin él? 
•  ¿Cómo se puede crear el sistema de manera que extienda las capacidades de un usuario más allá de lo provisto por el sistema anterior? 
• ¿Cómo puede el analista crear un sistema amigable para los trabajadores? 

 Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, por lo general los gerentes y los trabajadores de operaciones. El analista de sistemas debe conocer los detalles sobre las funciones del sistema actual:

•  el quién (las personas involucradas) 
•  el qué (la actividad de la empresa) 
•  el dónde (el entorno en el que se lleva a cabo el trabajo) 
•  el cuándo (la coordinación) 
• y el cómo (de qué manera particular se realizan los procedimientos actuales) de la empresa a la que esta estudiando.